Gestão de documentos

Todo inicio de ano é a mesma coisa! Temos que dar destino aos documentos produzidos no ano anterior seja através de destruição ou arquivamento.

Mas o que fazer e como fazer?

Inicialmente devemos lembrar que informação são todos os dados que são organizados e comunicados. E documento é qualquer suporte que registre informações.

Destaco que a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas ou legais. Situações que estão presente nos Conselhos dos municípios brasileiros.

Necessitamos, ainda, conhecer os ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe são relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam três fases da vida do documento:

• 1º ciclo (corrente) - corresponde ao valor administrativo;
• 2º ciclo (intermediário) - corresponde ao valor probatório e/ou legal do documento;
• 3º ciclo (permanente) - quando o valor histórico e científico se sobrepõe ao demais valores. Caso não se reconheça esse valor permanente, o conjunto documental será eliminado.

A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento. Na prática faz-se uso da combinação de um ou mais métodos.

Gestão de documentos é “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (Art. 3º da Lei Federal nº 8.159/91).

Fonte: artigo Arquivos, Gestão de Documentos e Informação.

Em todo esse processo devemos respeitar-se os prazos legais de guarda. Você poderá encontra uma Tabela de Temporalidade de Documentos no Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná, a partir de sua página 43.

Vale lembra que os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos em decorrência de suas funções administrativas.

E são também considerados documentos públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.